1er avril 2021 : les frais d'entreprise deviennent des frais professionnels

Rappel sur la notion de frais d'entreprise

Les frais d'entreprise désignent les sommes remboursées par l'employeur au titre des dépenses engagées par le salarié ou la mise à sa disposition de biens ou de services. Les frais d'entreprise ne constituaient alors ni un élément de rémunération, ni des frais professionnels, ni un avantage en nature.

Ces frais devaient remplir trois critères cumulatifs pour pouvoir être qualifiés de frais d'entreprise:

- être engagées dans l’intérêt de l’entreprise,

- être exposés en dehors de l’exercice normal de la profession du salarié,

- et être de nature exceptionnel.

Les dépenses engagées à ce titre devaient être justifiées par l’accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise, ou par la mise en œuvre des techniques de direction, d’organisation ou de gestion de l’entreprise, ou encore par le développement de la politique commerciale de l’entreprise.

L'administration considérait jusqu'à présent que les frais d'entreprise qui répondent aux conditions ci-dessus étaient toujours exonérés de cotisations sociales, même lorsque l'entreprise appliquait une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

 A compter du 1er avril 2021, les frais d'entreprise sont considérés comme des frais professionnels

Dans le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale), dans sa version opposable à compter du 1er avril 2021, les frais d'entreprise ne sont plus présentés de façon isolés mais ont été intégrés dans la rubrique des "frais professionnels".

Ainsi, sont admises en exonération, mais désormais au titre des frais professionnels, les dépenses relatives, notamment :

• à des repas d’affaires ;

• à l’entretien des vêtements de travail ;

• à des séminaires ou des voyages d’affaires ou de stimulation ;

• certaines dépenses exceptionnelles engagées par le salarié en dehors de l’exercice normal de sa profession, pour le compte de l’entreprise ou à la demande de l’employeur.

Il résulte de ce changement des conséquences importantes en matière de paye.

En effet, les remboursements de ces frais d'entreprise devenus des frais professionnels sont exonérés de cotisations, sous réserve de remplir les conditions d’exclusion de l'assiette de cotisations.

Par ailleurs, et c’est la grande différence avec la situation en vigueur jusqu'au 31 mars 2021, l’employeur doit désormais réintégrer les sommes concernées dans l’assiette des cotisations s’il s’agit d’un salarié auquel il applique une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

 La déduction forfaitaire spécifique: rappel et actualisation

Dans certaines professions (notamment dans le secteur du bâtiment) où les frais professionnels peuvent être d’un montant important, l'employeur pouvait choisir d’appliquer à l’assiette des cotisations sociales une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS).

Depuis le 1er avril 2021, le BOSS précise que le bénéfice de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels est désormais conditionné au fait que le salarié bénéficiaire supporte effectivement des frais professionnels, en plus d’appartenir à la liste des professions éligibles.

L'employeur peut faire le choix de la DFS, à condition qu'une convention ou un accord collectif le prévoit, ou lorsque le CSE a donné son accord.

A défaut, l'employeur devra recueillir l'accord du salarié. A compter du 1er janvier 2022, en l’absence de convention ou accord collectif, l'employeur doit même s’assurer annuellement, par tout moyen, du consentement de ses salariés pour pouvoir bénéficier chaque année de la déduction forfaitaire spécifique. Pour ce faire, chaque collaborateur devra être informé de façon individuelle sur ce dispositif et de ces conséquences sur la validation de ses droits.

Or, le fait que les frais d'entreprise fassent désormais partie intégrante des frais professionnels, ce qui oblige l'employeur à les intégrer dans l’assiette des cotisations préalablement à l’application de la déduction, a mécaniquement pour conséquence d'allourdir le poids des cotisations. Le dispositif devient du coup moins favorable et conduira sans doute certains salariés qui exposent des frais professionnels élevés à ne plus accepter le recours à la DFS...

Pour toute question, n'hésitez pas à faire appel à notre expertise en droit social

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